Ustrukturyzowane faktury elektroniczne i Krajowy System e-Faktur

Ważne zmiany w fakturowaniu

Od stycznia 2022 r. oprócz standardowych faktur papierowych i faktur elektronicznych w obrocie gospodarczym pojawi się nowy rodzaj dokumentów – faktury ustrukturyzowane wystawiane i otrzymywane za pośrednictwem ogólnopolskiego programu informatycznego – Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Choć korzystanie z rozwiązania będzie początkowo dobrowolne, zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów już od 2023 r. ma ono obowiązywać wszystkich podatników.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych stawia przed przedsiębiorcami nowe wyzwania informatyczne i organizacyjne. Wiąże się również z koniecznością opracowania wielu wewnętrznych procedur, m.in. w zakresie weryfikacji faktur, monitorowania odrzuconych faktur, zmian w umowach, obiegu dokumentów oraz sposobów dostarczania faktur do klienta. Z drugiej strony przedsiębiorcy, którzy zdecydują się wejść dobrowolnie w system faktur ustrukturyzowanych, mogą liczyć na bardzo wymierne preferencje – opisane poniżej.

Nawet jeśli zachęty nie są wystarczające, warto wcześniej rozpocząć przygotowania do nadchodzących zmian, które będą wymagały koordynacji prac zespołu obejmującego informatyków, finansistów, księgowych, specjalistów podatkowych oraz osób z działów sprzedaży wystawiających faktury.

Korzyści ze stosowania faktur ustrukturyzowanych

  • Skrócony termin zwrotu VAT z 60 do 40 dni.
  • Prostsze rozliczanie faktur korygujących – brak stosowania warunków dotyczących uzgodnień (art. 29a ust. 13 i art. 86 ust. 19a ustawy o VAT).
  • Brak konieczności archiwizowania faktur – faktury będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat.
  • Brak obowiązku wysyłki na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).
  • Bezpieczeństwo obrotu fakturowego – faktura pozostanie w bazie danych MF, nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu, nie będzie konieczności wydawania jej duplikatów.

Jak możemy Państwu pomóc?

Zapraszamy na szkolenia dotyczące faktur ustrukturyzowanych i KSeF, podczas których omówimy szczegółowo założenia KSeF, elementy faktury ustrukturyzowanej (poszczególne pola w schemie FA_VAT) i praktyczne aspekty dotyczące wdrożenia systemu w firmie.

Nadchodzące szkolenia

  • Krajowy System e-Faktur (szkolenie płatne)
  • jak przygotować swoją firmę?
  • 11 stycznia 2022 | 18 stycznia 2022 (dwa terminy)
  • 10:00 – 13:00

Przeprowadzimy dedykowane warsztaty dostosowane do specyfiki działalności Państwa firmy, na temat praktycznych aspektów wdrożenia i stosowania nowych rozwiązań. Przedstawimy szczegółowo zagadnienia techniczne i merytoryczne dotyczące m.in. nadawania uprawnień, uwierzytelniania, wysyłki i odbioru faktur w KSeF, a także omówimy wszystkie pola faktury ustrukturyzowanej, z uwzględnieniem jej elementów obowiązkowych i nieobowiązkowych.

Wesprzemy Państwa organizację w przygotowaniu się do wdrożenia ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i korzystania z KSeF oraz w samym procesie wdrożenia. W tym:

  1. Przygotujemy plan wdrożenia KSeF, zarówno z punktu widzenia aspektów technologicznych, pomocy w ustaleniu zakresu niezbędnej funkcjonalności systemu IT, jak i określenia niezbędnych zmian w istniejących procesach i procedurach wewnętrznych,
  2. Określimy i zmapujemy poszczególne dane z systemów firmy, które będą objęte nową schemą faktury ustrukturyzowanej jako elementy obowiązkowe i dobrowolne,
  3. Zidentyfikujemy potencjalne ryzyka związane ze zmianą modelu fakturowania i wprowadzimy działania zabezpieczające firmę (np. w zakresie weryfikacji poprawności faktur przed wysyłką do KSeF, monitorowania przyczyn odrzucenia faktur przez KSeF),
  4. Skoordynujemy prace w ramach zespołu projektowego, w szczególności udzielimy wsparcia w komunikacji między osobami z działów podatkowych / księgowych / finansowych i informatycznych,
  5. Przygotujemy zmiany w procedurach i procesach wewnętrznych firmy oraz zapisach umów w celu dostosowania do nowego modelu fakturowania i obiegu dokumentów, zasad wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, wewnętrznej akceptacji faktur, raportowania i rozliczenia podatku VAT, a także nadawania/odbierania uprawnień dostępu do KSeF,
  6. W okresie dobrowolnego stosowania KSeF –wdrożymy odpowiednie procedury przygotowania i wysyłki faktur w podziale na grupy klientów, którzy wyrazili lub nie wyrazili zgody na otrzymywanie faktur w KSeF oraz wysyłki do osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
  7. Przeprowadzimy testy systemu informatycznego do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych w KSeF

Zapraszamy do kontaktu

Tomasz Michalik

Partner | Doradca podatkowy | Szef zespołu VAT
E: tomasz.michalik@balonowarepublika.pl
T: (+48) (22) 322 68 70

Janina Fornalik

Partner | Doradca podatkowy
E: janina.fornalik@balonowarepublika.pl
T: (+48) (22) 322 68 88

Magdalena Krzemińska

Starszy konsultant
E: magdalena.krzeminska@balonowarepublika.pl
T: (+48) (22) 322 68 88

Powiązane usługi